企業に勤務していると、まず英文でのメールをやり取りする事から始まるのが多い様です。
英文メールに慣れてきましたら、本格的なビジネスレターの習得と言うステップを踏みましょう。
ｅメールと言うのはあくまで簡易的な連絡手段です。
正式なビジネスレターが書けてこそ一人前の国際的なビジネスパーソンではないでしょうか。
ｅメールにもありますが、ビジネスレターにも同じ様な基本フォーマットがあります。
基本さえ身につければ、あとは応用なので段々慣れていきます。
■ビジネスレターの構成
１．レターヘッド（Letterhead）
２．日付（Date）
３．宛先（Inside Address）
４．宛名（Attention Line）
５．頭語（Salutation）
６．件名（Subject）
７．本文（Body）
８．結語（Complimentary Close）
９．署名（Signature）
１０．差出人（sender/addresser）
１１．ＩＤイニシャル（Identification Initials）
１２．同封物（Enclosure/Attachment）
１３．写し、送付先（cc:/CC/Copy to）
１４．追伸（P.S./PS）

そんなビジネス英語を勉強中の方がいます。
仕事や自分の為にビジネス英語を勉強中なんだとか。
お見合いパーティーで結婚相手を探す為に婚活しているんですが、医者とお見合いをしセレブの方との結婚を狙っているんだそうです。
この前、お見合い写真を見た時からセレブの方で良さそうな人がいたらしいですが再婚で出会いを探していた方だったそうです。

目的は、何にしろ知識がある方って魅力的ですよね。

企業に勤務していると、まず英文でのメールをやり取りする事から始まるのが多い様です。
英文メールに慣れてきましたら、本格的なビジネスレターの習得と言うステップを踏みましょう。
ｅメールと言うのはあくまで簡易的な連絡手段です。
正式なビジネスレターが書けてこそ一人前の国際的なビジネスパーソンではないでしょうか。
ｅメールにもありますが、ビジネスレターにも同じ様な基本フォーマットがあります。
基本さえ身につければ、あとは応用なので段々慣れていきます。
■ビジネスレターの構成
１．レターヘッド（Letterhead）
２．日付（Date）
３．宛先（Inside Address）
４．宛名（Attention Line）
５．頭語（Salutation）
６．件名（Subject）
７．本文（Body）
８．結語（Complimentary Close）
９．署名（Signature）
１０．差出人（sender/addresser）
１１．ＩＤイニシャル（Identification Initials）
１２．同封物（Enclosure/Attachment）
１３．写し、送付先（cc:/CC/Copy to）
１４．追伸（P.S./PS）

ビジネス英語を勉強中の方がいます。
仕事や自分の為にビジネス英語を勉強中なんだとか。
お見合いパーティーで結婚相手を探す為に婚活しているんですが、医者とお見合いをしセレブの方との結婚を狙っているんだそうです。
この前、お見合い写真を見た時からセレブの方で良さそうな人がいたらしいですが再婚で出会いを探していた方だったそうです。

目的は、何にしろ知識がある方って魅力的ですよね。

しかし企業や業種、職務内容によって、
必ずしも取引先や相手が英語圏の方だとは限りませんよね。
そんなときに有効なのが書面。
不特定多数の相手とでも取引を成功させるためにも、
世界万国どこでも通用するビジネスレターの基本について、今日はご紹介していきます。

まず、ビジネスレターには３つの基本原則があります。

１．形式、基本構成に沿って作成する。
２．失礼が無い様に、丁寧な言葉を使う。
３．簡潔、正確、丁寧な文章を心がける。

これは、日本で手紙を書くときもおそらく常識レベルです。
以上の３つを守ることが、英語に限らず、
世界万国で通用する手紙をかけるベースになるのです。

英語のビジネスレターを書くときに、注意しなくてはいけないのは、
基本原則の2番目、「丁寧な言葉使い」です。
英語には敬語がない！というのは間違いで、
英語にも当然丁寧な言い回しや表現、敬語が存在します。

英会話で話すコトバと、文書で書くコドバにも大きな違いがあります。
ですから例文などでよく調べて、間違いのない内容にしましょう。

また、英語のビジネスレターで日本と違う所は、遠まわしな言い方がNGなこと。
拝啓～　風薫る季節となりました～～など、季節の言い回しなどは、なんとも風流ですし、
断るときなど、いいにくいコトバとかになると、ちょっと遠まわしな言い方だったりします。
それが美化されるのは日本の文化ですが、海外では理解されません。
的確に、具体的にはっきり表現しましょう。

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暗記するにも継続して覚えておくということはおそらく困難なので、
ビジネスパーソンにとっては忙しさや難しさなんかもあって、現実には厳しいもの。

でも案外無理をする必要はないのかも知れませんよ。
日本でもどこでもそうなんですが、分からなければ必要な時に調べれば良いのですから。
なにで調べるかと言ったら、当然辞書ですよね。
自分で調べた用語というのは自然と結構覚えられるものですし、辞書から色々なヒントがあるのです。

たいていの家庭には学校などで使用した和英辞典があると思います。
ですが重いですし、持ち歩くのにも大きくてかさばるので正直あんまり実用的ではないですが。

インターネットの普及によってウェブサイトにもいろいろなビジネス辞書が存在するって知っていますか？
辞書を持っていなくても検索も簡単なビジネス英語サイトが結構あるので、それらをどんどん活用するといいでしょう。

英語関連の辞書というのは、「英和」、「和英」、「英英」などいろいろなものがありますが、
自分の目的に応じてその都度辞書をひくのは結構大変。
それならやはりウェブサイトで検索するのが簡単でいいかもしれません。

自分の業種や好みなんかによって、どんなサイトがいいかを決める必要がありますが、
お気に入りに登録しておき、調べたい時にパッと検索すれば、ビジネスシーンにおいて心強いツールとなります。

ビジネス英語・・・とはいかないかもしれませんが、最近では携帯電話にも辞書機能が付いているので、
ちょっとわからない単語があった時にその場ですぐ調べるということもできます。
時代の流れってすごいですよね～。

でも、ビジネス英語を学ぶなんて自分には無理！！という人なら、
ネットでサイドビジネスをしたり、在宅ワークで副業してみるのもいいかもしれませんよ！

このこｔとは日本国内でのメールのやりとりでも同様で、相手に無用な警戒をさせない為に有効です。
ホームページなどでメールアドレスを知った場合、そのホームページの名称やＵＲＬを記述しておく事で、「ああ、ホームページを見てくれたのだな」と瞬時に察知してもらえます。
こういった小さな気遣いが相手の警戒心を解いて、より良い返事をもらえることにつながるでしょう。。

それでは今回は「大文字」と「小文字」の区別について見ていきましょう。

英単語を記入する時、文頭が大文字になることはご存じだと思いますが、文中に入れる単語で大文字で始めた方がいいのか小文字で始めた方がいいのか迷う時がありますね。
記述の方法は英文法の規則が当てはまります。

原則的には、「固有名詞」である場合は大文字で始め、「普通名詞」である場合は小文字で始めるのが一般的です。
下記にインターネットで使用する代表的な英単語を表します。

＜いくつかの例＞
「World Wide Web」（ワールド・ワイド・ウェブ）は固有名詞なので大文字で始めます。
※　省略形の「WWW」も同様に固有名詞なので大文字で始めます。
「intranet」は普通名詞なので小文字で始めます。
「e-mail」は普通名詞なので小文字で始めます。
「on-line」も普通名詞なので小文字で始めます。
「ＦＸ」（foreign exchange;外国為替）のことですが、最近は「外国為替証拠金取引」のことを主に指していて、大文字で使用されることが多い。

ｅメールのやり取りに慣れていないと少々面倒ではありますが、しっかり覚えて正しい英単語を記入したｅメールを作成しましょう。

また、近年はどのワープロソフトにも「スペルチェッカー」と「グラマーチェッカー」が機能として盛り込まれていますし、精度も向上していますので、英文だけでなく各国の言語について分かり易くなってきています。

ｅメールの作成ステップとしては、まずワープロソフトでｅメールのメッセージを作成。
その文章を「スペルチェッカー」と「グラマーチェッカー」にかけて、誤記を見つけて修正、ｅメールメッセージを正確なものにしていくという手順です。
マイクロソフト社のワードにおいては、つづりの間違いは赤い波線、文法の間違いは緑色の波線で表示されますので、非常に分かりやすくなっています。

正確な文章作成出来たら、アウトルック・エクスプレスや各自のメールソフトを起動させて、作成した文章をコピー、貼り付けすれば完成です。

和英辞書や翻訳ソフトを使用しながら、この手順でメール文章を記述していけば相手先に用件はきちんと伝わるでしょう。
なかなか英文でのｅメールは慣れない方には苦痛な作業であり、時間もかかってしまいます。
しかし、進化したソフトをフル活用すれば忙しいビジネスシーンにおいても短時間でｅメールが作成でき、効率的な時間活用が出来るでしょう。
時間にゆとりが出来れば、更なるスキルアップにかける時間も生み出せます。

相手に、より文章を強調したい場合、「大文字」を使用する事があります。
（※　しかし大文字による文章の表記は、「きつい言い方」である事を良く理解した上で使用します。）
さらに強力に強調するのが、語や語句を全て大文字で構成し標記する事です。
「shouting（シャウティング）」と呼ばれる方法で、「怒鳴る」、「かなり頭に来ている」なんて受け取られますので取引先やお客様などへの使用はやめておきましょう。

強調したい内容をすべて大文字で表記することは、ビジネスシーンにおけるｅメールにはあまり適していません。
知らずに不用意に使用したりされる方もいますが、良く注意して、ｅメールで相手との関係がギクシャクするなんてつまらない事は起こしたくありません。
出来れば、社内の文章や同僚に出すｅメールに使用する場合にしておきましょう。

又、最も強い強調になるのが「大文字＋エクスクラメーションマーク（！）」です。
ビジネスシーンにおいて使用する場合は、もう送信先とは取引きも話もしたくない（！）位の覚悟が必要です。

ビジネスシーンで、ｅメールを送信する場合、絵文字を使用する事も控えましょう。
日本では親近感を持たせることもありますが、相手によっては嫌悪感を抱く場合もあります。

現代の社会において、仕事におけるｅメールは、電話の代わりに相手に自分の意思、用件を伝える伝達手段として多く使用されています。
「ｅメール」の利点は、相手の集中している時間などを邪魔せずに、相手の都合の良い時間に確認してもらえると言う事です。
忙しいビジネスパーソンにはありがたい事ですが、ダラダラと長文を打ってしまってはなかなか見てもらえない事もあります。
そこで、ｅメールにおける強調したい部分には、アスタリスク（＊；asterisk）を使用して伝わりやすくしておきましょう。

相手がｅメールをななめ読みしたとしても、注意を引きつけて読んでもらえるように工夫するのです。
メッセージ中の語や語句にアスタリスクで前後を囲んで強調し、目につき易くするのです。
アポストロフィー（””）を使用することもありますが、文字化けしてしまうことがありますので、一般的にはアステリスク (＊)を使用する事が多いのです。

（ex.）*The end of this week* the market price list to receive.

日本語での表記方法はご存知の通り、年→月→日の順ですが、アメリカ式、ヨーロッパ・英国式では下記の様になります。

●　アメリカ式：「月→日（カンマ）→年」の順番で記入します。
　　例：　July 10,2007

●　ヨーロッパ・英国式：「日→月（カンマ無し）→年」の順番で記入します。
　　例：　10 July 2007

上記のように、アメリカ式とヨーロッパ・英国式では、月と日が逆になっています。

上記の様に記入していればもし多少の間違いをした場合でも何とか理解できるのでしょうが、ＦＡＸや書類などで良く見かける間違いとしては、日付に”／”（スラッシュ）を使用した省略形による間違いがあります。

送信先によって、アメリカとヨーロッパ、英国では、逆に伝わってしまう可能性があるので注意しましょう。

例えば、日本式での表記で「07/7/10」（2007年7月10日）を記入する場合、アメリカ式では「7/10/07」と記入しました。
アメリカ式だと「7月10日（2007年）」で合っていますが、このままでヨーロッパ・英国式風に解釈すると「10月7日（2007年）」となってしまうのです。

小さな書き方の間違いでも全然違う月日に解釈されてしまいます。
もし間違えた場合でも誤解を避けるために、アメリカ式、ヨーロッパ・英国式でも英語圏に文書を送る場合には、月名(July等)は省略せずに記入するのが良いでしょう。

基本的なルールになりますが、全文書を左寄せで入力して下さい。
下記の項目にあてはめながら記入すると洩れが無くメールを作成できると思います。

＜記入項目＞

１．宛先　：　メールアドレス
２．件名　：　用件をストレートに書く。
３．受取人名　：　フォーマルでは会社住所も記入します。
４．頭語　：　日本語の「拝啓」にあたります。（ex.）Dear Mr.(Ms.)～:
５．前文　：　簡単な挨拶文を記入します。
６．本文　：　簡潔に、なるべく用件だけ記入しましょう。
７．末文　：　補足する事があれば記入、お礼なども簡潔に書きます。
８．結語　：　日本語の「敬具」にあたります。（ex.）Sincerely,
９．差出人名　：　署名、フォーマルでは会社住所も記入します。

各項目で注意すべきことをもう少し詳しく書いていきましょう。

＜頭語＞
頭語については末尾に:(コロン)を使用します。
相手先の名前や担当者名が分かっていれば、下記を使用します。
（ex.）Dear Mr.(Ms.)～:

名前まで分からない場合は、
（ex.）Dear Sir or Madam:

「関係者各位」は、下記の様に記入します。
（ex.）To All Persons Concerned:

＜結語＞
結語の末尾は,(カンマ)を使用します。
（ex.）Sincerely,

慣れるまでは少々難しいと思いますが、例文や他の人が送ったメール等を参考にして愚直に調べていけば段々慣れてくると思いますよ。