このこｔとは日本国内でのメールのやりとりでも同様で、相手に無用な警戒をさせない為に有効です。
ホームページなどでメールアドレスを知った場合、そのホームページの名称やＵＲＬを記述しておく事で、「ああ、ホームページを見てくれたのだな」と瞬時に察知してもらえます。
こういった小さな気遣いが相手の警戒心を解いて、より良い返事をもらえることにつながるでしょう。。

それでは今回は「大文字」と「小文字」の区別について見ていきましょう。

英単語を記入する時、文頭が大文字になることはご存じだと思いますが、文中に入れる単語で大文字で始めた方がいいのか小文字で始めた方がいいのか迷う時がありますね。
記述の方法は英文法の規則が当てはまります。

原則的には、「固有名詞」である場合は大文字で始め、「普通名詞」である場合は小文字で始めるのが一般的です。
下記にインターネットで使用する代表的な英単語を表します。

＜いくつかの例＞
「World Wide Web」（ワールド・ワイド・ウェブ）は固有名詞なので大文字で始めます。
※　省略形の「WWW」も同様に固有名詞なので大文字で始めます。
「intranet」は普通名詞なので小文字で始めます。
「e-mail」は普通名詞なので小文字で始めます。
「on-line」も普通名詞なので小文字で始めます。
「ＦＸ」（foreign exchange;外国為替）のことですが、最近は「外国為替証拠金取引」のことを主に指していて、大文字で使用されることが多い。

ｅメールのやり取りに慣れていないと少々面倒ではありますが、しっかり覚えて正しい英単語を記入したｅメールを作成しましょう。

また、近年はどのワープロソフトにも「スペルチェッカー」と「グラマーチェッカー」が機能として盛り込まれていますし、精度も向上していますので、英文だけでなく各国の言語について分かり易くなってきています。

ｅメールの作成ステップとしては、まずワープロソフトでｅメールのメッセージを作成。
その文章を「スペルチェッカー」と「グラマーチェッカー」にかけて、誤記を見つけて修正、ｅメールメッセージを正確なものにしていくという手順です。
マイクロソフト社のワードにおいては、つづりの間違いは赤い波線、文法の間違いは緑色の波線で表示されますので、非常に分かりやすくなっています。

正確な文章作成出来たら、アウトルック・エクスプレスや各自のメールソフトを起動させて、作成した文章をコピー、貼り付けすれば完成です。

和英辞書や翻訳ソフトを使用しながら、この手順でメール文章を記述していけば相手先に用件はきちんと伝わるでしょう。
なかなか英文でのｅメールは慣れない方には苦痛な作業であり、時間もかかってしまいます。
しかし、進化したソフトをフル活用すれば忙しいビジネスシーンにおいても短時間でｅメールが作成でき、効率的な時間活用が出来るでしょう。
時間にゆとりが出来れば、更なるスキルアップにかける時間も生み出せます。

相手に、より文章を強調したい場合、「大文字」を使用する事があります。
（※　しかし大文字による文章の表記は、「きつい言い方」である事を良く理解した上で使用します。）
さらに強力に強調するのが、語や語句を全て大文字で構成し標記する事です。
「shouting（シャウティング）」と呼ばれる方法で、「怒鳴る」、「かなり頭に来ている」なんて受け取られますので取引先やお客様などへの使用はやめておきましょう。

強調したい内容をすべて大文字で表記することは、ビジネスシーンにおけるｅメールにはあまり適していません。
知らずに不用意に使用したりされる方もいますが、良く注意して、ｅメールで相手との関係がギクシャクするなんてつまらない事は起こしたくありません。
出来れば、社内の文章や同僚に出すｅメールに使用する場合にしておきましょう。

又、最も強い強調になるのが「大文字＋エクスクラメーションマーク（！）」です。
ビジネスシーンにおいて使用する場合は、もう送信先とは取引きも話もしたくない（！）位の覚悟が必要です。

ビジネスシーンで、ｅメールを送信する場合、絵文字を使用する事も控えましょう。
日本では親近感を持たせることもありますが、相手によっては嫌悪感を抱く場合もあります。

現代の社会において、仕事におけるｅメールは、電話の代わりに相手に自分の意思、用件を伝える伝達手段として多く使用されています。
「ｅメール」の利点は、相手の集中している時間などを邪魔せずに、相手の都合の良い時間に確認してもらえると言う事です。
忙しいビジネスパーソンにはありがたい事ですが、ダラダラと長文を打ってしまってはなかなか見てもらえない事もあります。
そこで、ｅメールにおける強調したい部分には、アスタリスク（＊；asterisk）を使用して伝わりやすくしておきましょう。

相手がｅメールをななめ読みしたとしても、注意を引きつけて読んでもらえるように工夫するのです。
メッセージ中の語や語句にアスタリスクで前後を囲んで強調し、目につき易くするのです。
アポストロフィー（””）を使用することもありますが、文字化けしてしまうことがありますので、一般的にはアステリスク (＊)を使用する事が多いのです。

（ex.）*The end of this week* the market price list to receive.

日本語での表記方法はご存知の通り、年→月→日の順ですが、アメリカ式、ヨーロッパ・英国式では下記の様になります。

●　アメリカ式：「月→日（カンマ）→年」の順番で記入します。
　　例：　July 10,2007

●　ヨーロッパ・英国式：「日→月（カンマ無し）→年」の順番で記入します。
　　例：　10 July 2007

上記のように、アメリカ式とヨーロッパ・英国式では、月と日が逆になっています。

上記の様に記入していればもし多少の間違いをした場合でも何とか理解できるのでしょうが、ＦＡＸや書類などで良く見かける間違いとしては、日付に”／”（スラッシュ）を使用した省略形による間違いがあります。

送信先によって、アメリカとヨーロッパ、英国では、逆に伝わってしまう可能性があるので注意しましょう。

例えば、日本式での表記で「07/7/10」（2007年7月10日）を記入する場合、アメリカ式では「7/10/07」と記入しました。
アメリカ式だと「7月10日（2007年）」で合っていますが、このままでヨーロッパ・英国式風に解釈すると「10月7日（2007年）」となってしまうのです。

小さな書き方の間違いでも全然違う月日に解釈されてしまいます。
もし間違えた場合でも誤解を避けるために、アメリカ式、ヨーロッパ・英国式でも英語圏に文書を送る場合には、月名(July等)は省略せずに記入するのが良いでしょう。

基本的なルールになりますが、全文書を左寄せで入力して下さい。
下記の項目にあてはめながら記入すると洩れが無くメールを作成できると思います。

＜記入項目＞

１．宛先　：　メールアドレス
２．件名　：　用件をストレートに書く。
３．受取人名　：　フォーマルでは会社住所も記入します。
４．頭語　：　日本語の「拝啓」にあたります。（ex.）Dear Mr.(Ms.)～:
５．前文　：　簡単な挨拶文を記入します。
６．本文　：　簡潔に、なるべく用件だけ記入しましょう。
７．末文　：　補足する事があれば記入、お礼なども簡潔に書きます。
８．結語　：　日本語の「敬具」にあたります。（ex.）Sincerely,
９．差出人名　：　署名、フォーマルでは会社住所も記入します。

各項目で注意すべきことをもう少し詳しく書いていきましょう。

＜頭語＞
頭語については末尾に:(コロン)を使用します。
相手先の名前や担当者名が分かっていれば、下記を使用します。
（ex.）Dear Mr.(Ms.)～:

名前まで分からない場合は、
（ex.）Dear Sir or Madam:

「関係者各位」は、下記の様に記入します。
（ex.）To All Persons Concerned:

＜結語＞
結語の末尾は,(カンマ)を使用します。
（ex.）Sincerely,

慣れるまでは少々難しいと思いますが、例文や他の人が送ったメール等を参考にして愚直に調べていけば段々慣れてくると思いますよ。

英語では議題の事を「agenda」と言い、議長を「chairperson」進行役を「master」と言います。
それでは一般的な会議の入り方をみていきましょう。

＜会議をはじめる＞
「みなさんこんにちは、会議に入りましょう。」
→Good afternoon everyone.（みなさんこんにちは）
I think we should make a start.（会議に入りましょう）

＜会議のテーマを伝える＞
集まって頂いたのは、～を議論する為です。
→We are here to discuss the （production plan）.（皆さんに集まって頂いたのは「生産計画」を議論する為です）

＜議題に入る＞
A comment about this plan is there?（この計画について意見はございませんか）
So let’s first item on the agenda to business.（それでは最初の議題に入りましょう）

上記は一般的な例文ですが、会議をする相手によっても言葉の選び方は変わってきます。
日本でも社内打合せよりも、顧客との打合せの方は言葉を選んで会議を勧めますしね。
英会話での会議に慣れていない方は、より丁寧な言葉使いをした方がいいでしょう。

日本で夕方の場合、アメリカでは真夜中にあたるので、日本で退社前にアメリカにメールを送っておいたら、翌日出社した時には返信が届いている、と言う事は今では常識です。
上手に英文のメールが送れると言う事は、海外との仕事がスピーディーかつスムースにこなせる事になります。

さて簡単ですが英文でのメールで注意したいポイントをご紹介しましょう。

Ⅰ．「件名」で要件がイメージできること

管理職やマネージャークラスになると、1日に100通以上の膨大なメールを受信する事も当たり前です。
日本でも同じですが、件名で大かたの内容を確認し、重要性が低いと思われるメールは後回しにされたり、きちんと読まれない可能性があります。
また、日程や期日などが関係する要件であれば、後々そのメールを検索し易い様に工夫しておくと便利です。
7月30日に行いたい打合せの場合、
「Agenda for management Meeting 0730 Tue.」
（訳；7月30日の経営会議の議題について）
などと件名を付けると送られた方も分かり易く、送った方も後で探し易いでしょう。

Ⅱ．短い文章量

これも日本語と同じだと思いますがダラダラと文章が続くメールはあまり読みたくもありません。
特に海外の忙しいビジネスパーソンは、日本人とは比べ物にならないほど時間を大切にします。
メールにおける文章作成で意識したいのは、サッと読まれたとしても要点がしっかり伝わることです。

コミュニケーションとは、意思伝達とも訳される通り、自分の考えていることを相手に伝えることです。
しかし、双方の理解している内容が異なったり、分からなかったりする事で、イライラしてしまったり、何度も聞きなおしたりしてしまい、ギクシャクした雰囲気になることもあります。
その様な場合では良いコミュニケーションはできませんね。

英会話に限らず、会話は自分と相手の双方があってこそ成立します。
苦手な英語を使って相手を強引に自分のペースに引き込むことは禁物ですが、なるべく自然に、雰囲気やペースを作っていくことが出来ると良いですね。

英語での会話は、ビジネスシーンにおいての場合は特に、すぐ本題に移ることになります。
時間を大切にすることはもちろん、英語の考え方が、まずは伝えたいことを先に言うという性格のためです。
相手の進行で会議などが始まった場合、状況や進み具合を見守りたい所ですが、会議やミーティングにおいては、最初にagenda（議題）や目的を認識しあうのが一般的です。

きちんと押さえておきたいことは、会議やミーティングにおいておかれている立場、分担や責任を冒頭に良く双方で説明しておく事です。
相手に自分の立場を理解してもらう事で、どの様な内容をあなたに話し、討議していけば良いか相手に伝わり、より良い雰囲気、効率的な進行が可能になります。
効率的な進行が行えると言う事は会議をリードしている人にとって自分に有利な最高の雰囲気となることでしょう。

FAX用紙に記入する順に、下記の様にレイアウトしていきましょう。

①　ＦＡＸ送信状
「Fax Transmission」と記入

②　送信元（自分、または自分の会社名）の記入
「×××.Co.ltd.」などと、自社名を記入

③　自社情報
電話番号、ＦＡＸ番号、メールアドレスなどを記入
「Phone:~、Fax:~、E-mail:～」

④　自社住所の記入
郵送先住所は「Mailing address」と表記し、自社の住所を記入

⑤　ページ枚数
「この頁を含む×枚」は、「No. of pages:____ including this page」と記入

⑥　日付
日本語では「2009年１月10日」のように、年→月→日の順で表記しますが、英語では、月→日→年の順で表します
「Date:　______,2009 」

⑦　送信先
「To:________________ 」

⑧　ＦＡＸ番号
Noは「#」と表記
「Fax#　_______________　」

⑨　送信元
「From:　______________　」

⑩　頭語
「Dear Mr.******:　」等と記入

⑪　本文
本文を記入します。

⑫　結語
ご多幸をお祈り申し上げます、と言う意味の「Best wishes」などが良いでしょう。

⑬　自分の名前

⑭　自社部署名
「Department of ×××」

※　頭語、結語は省略しても問題ありません。