ビジネス英語を勉強しましょう！

外国に英文で「E-mail」を送る場合、始めて作成される方にとってはどう記入したら良いか全く分かりませんね。
基本的な文章の定型フォーマットを覚えておくと、比較的簡単に作成できます。

基本的なルールになりますが、全文書を左寄せで入力して下さい。
下記の項目にあてはめながら記入すると洩れが無くメールを作成できると思います。

＜記入項目＞

１．宛先　：　メールアドレス
２．件名　：　用件をストレートに書く。
３．受取人名　：　フォーマルでは会社住所も記入します。
４．頭語　：　日本語の「拝啓」にあたります。（ex.）Dear Mr.(Ms.)～:
５．前文　：　簡単な挨拶文を記入します。
６．本文　：　簡潔に、なるべく用件だけ記入しましょう。
７．末文　：　補足する事があれば記入、お礼なども簡潔に書きます。
８．結語　：　日本語の「敬具」にあたります。（ex.）Sincerely,
９．差出人名　：　署名、フォーマルでは会社住所も記入します。

各項目で注意すべきことをもう少し詳しく書いていきましょう。

＜頭語＞
頭語については末尾に:(コロン)を使用します。
相手先の名前や担当者名が分かっていれば、下記を使用します。
（ex.）Dear Mr.(Ms.)～:

名前まで分からない場合は、
（ex.）Dear Sir or Madam:

「関係者各位」は、下記の様に記入します。
（ex.）To All Persons Concerned:

＜結語＞
結語の末尾は,(カンマ)を使用します。
（ex.）Sincerely,

慣れるまでは少々難しいと思いますが、例文や他の人が送ったメール等を参考にして愚直に調べていけば段々慣れてくると思いますよ。

ビジネスシーンでの英語の必要性は以前に比べて、多くなってきています。
外国の取引先との会議、ＴＶ会議など英語でのコミュニケーションが普通となってきています。。
会議の進行は、議題があって、参加者全員で討議して、結論を出すという万国共通したものでしょう。

英語では議題の事を「agenda」と言い、議長を「chairperson」進行役を「master」と言います。
それでは一般的な会議の入り方をみていきましょう。

＜会議をはじめる＞
「みなさんこんにちは、会議に入りましょう。」
→Good afternoon everyone.（みなさんこんにちは）
I think we should make a start.（会議に入りましょう）

＜会議のテーマを伝える＞
集まって頂いたのは、～を議論する為です。
→We are here to discuss the （production plan）.（皆さんに集まって頂いたのは「生産計画」を議論する為です）

＜議題に入る＞
A comment about this plan is there?（この計画について意見はございませんか）
So let’s first item on the agenda to business.（それでは最初の議題に入りましょう）

上記は一般的な例文ですが、会議をする相手によっても言葉の選び方は変わってきます。
日本でも社内打合せよりも、顧客との打合せの方は言葉を選んで会議を勧めますしね。
英会話での会議に慣れていない方は、より丁寧な言葉使いをした方がいいでしょう。

昨今のインターネットの発達により、ビジネスシーンでのメールのやりとり、コミュニケーションは、例え地球の裏側とでさえ、瞬時に行えるようになりました。

日本で夕方の場合、アメリカでは真夜中にあたるので、日本で退社前にアメリカにメールを送っておいたら、翌日出社した時には返信が届いている、と言う事は今では常識です。
上手に英文のメールが送れると言う事は、海外との仕事がスピーディーかつスムースにこなせる事になります。

さて簡単ですが英文でのメールで注意したいポイントをご紹介しましょう。

Ⅰ．「件名」で要件がイメージできること

管理職やマネージャークラスになると、1日に100通以上の膨大なメールを受信する事も当たり前です。
日本でも同じですが、件名で大かたの内容を確認し、重要性が低いと思われるメールは後回しにされたり、きちんと読まれない可能性があります。
また、日程や期日などが関係する要件であれば、後々そのメールを検索し易い様に工夫しておくと便利です。
7月30日に行いたい打合せの場合、
「Agenda for management Meeting 0730 Tue.」
（訳；7月30日の経営会議の議題について）
などと件名を付けると送られた方も分かり易く、送った方も後で探し易いでしょう。

Ⅱ．短い文章量

これも日本語と同じだと思いますがダラダラと文章が続くメールはあまり読みたくもありません。
特に海外の忙しいビジネスパーソンは、日本人とは比べ物にならないほど時間を大切にします。
メールにおける文章作成で意識したいのは、サッと読まれたとしても要点がしっかり伝わることです。

昨今の世の中、グローバル化の波がいろんなところにきています。
ビジネスシーンにおいて、英語での交渉、外国とのＴＶ会議などを行う場合も少なくありません。
ビジネスにおけるコミュニケーションは、会話のスピード、ペースと、場の雰囲気作りからスタートします。

コミュニケーションとは、意思伝達とも訳される通り、自分の考えていることを相手に伝えることです。
しかし、双方の理解している内容が異なったり、分からなかったりする事で、イライラしてしまったり、何度も聞きなおしたりしてしまい、ギクシャクした雰囲気になることもあります。
その様な場合では良いコミュニケーションはできませんね。

英会話に限らず、会話は自分と相手の双方があってこそ成立します。
苦手な英語を使って相手を強引に自分のペースに引き込むことは禁物ですが、なるべく自然に、雰囲気やペースを作っていくことが出来ると良いですね。

英語での会話は、ビジネスシーンにおいての場合は特に、すぐ本題に移ることになります。
時間を大切にすることはもちろん、英語の考え方が、まずは伝えたいことを先に言うという性格のためです。
相手の進行で会議などが始まった場合、状況や進み具合を見守りたい所ですが、会議やミーティングにおいては、最初にagenda（議題）や目的を認識しあうのが一般的です。

きちんと押さえておきたいことは、会議やミーティングにおいておかれている立場、分担や責任を冒頭に良く双方で説明しておく事です。
相手に自分の立場を理解してもらう事で、どの様な内容をあなたに話し、討議していけば良いか相手に伝わり、より良い雰囲気、効率的な進行が可能になります。
効率的な進行が行えると言う事は会議をリードしている人にとって自分に有利な最高の雰囲気となることでしょう。

近年ではほとんどのオフィス（事務所）でFAXが利用されています。
そういったビジネスシーンにおいて、外国に英文のFAXを送信するという場面も多くなってきているかと思います。
簡単に、相手に失礼のない文章をFAXするにはどうしたらよいのでしょうか？
基本的には英文のメールを送信するときと同じですので、簡単に確認していきましょう。

FAX用紙に記入する順に、下記の様にレイアウトしていきましょう。

①　ＦＡＸ送信状
「Fax Transmission」と記入

②　送信元（自分、または自分の会社名）の記入
「×××.Co.ltd.」などと、自社名を記入

③　自社情報
電話番号、ＦＡＸ番号、メールアドレスなどを記入
「Phone:~、Fax:~、E-mail:～」

④　自社住所の記入
郵送先住所は「Mailing address」と表記し、自社の住所を記入

⑤　ページ枚数
「この頁を含む×枚」は、「No. of pages:____ including this page」と記入

⑥　日付
日本語では「2009年１月10日」のように、年→月→日の順で表記しますが、英語では、月→日→年の順で表します
「Date:　______,2009 」

⑦　送信先
「To:________________ 」

⑧　ＦＡＸ番号
Noは「#」と表記
「Fax#　_______________　」

⑨　送信元
「From:　______________　」

⑩　頭語
「Dear Mr.******:　」等と記入

⑪　本文
本文を記入します。

⑫　結語
ご多幸をお祈り申し上げます、と言う意味の「Best wishes」などが良いでしょう。

⑬　自分の名前

⑭　自社部署名
「Department of ×××」

※　頭語、結語は省略しても問題ありません。